Als Personalvermittler*in ist es ein Leichtes, den Fokus auf den menschlichen Aspekt Ihrer Arbeit zu setzen. Schließlich haben sich die meisten Personalvermittler*innen für diesen Beruf entschieden, weil sie gerne mit Menschen zu tun haben. Aber die Rolle von Personalvermittler*innen ist heute längst nicht mehr auf den Umgang mit Menschen beschränkt. Daten werden zu einem immer bedeutenderen Teil des Jobs. Das muss jedoch nicht auf Kosten der menschlichen Beziehungen gehen. Indem Sie lernen, was die Daten besagen und wie Sie sie lesen können, können Sie die Qualität Ihrer menschlichen Interaktionen und der Candidate Experience in jeder Phase des Einstellungsprozesses verbessern.

In Teil 1 dieser dreiteiligen Serie geht es darum, wie Daten Ihnen Einblick in die Vorgänge in Ihrer Pipeline geben und wie Sie vorhersagen können, was als Nächstes passieren wird. In Teil 2 haben wir untersucht, wie Sie Ihre Beschaffungsbemühungen mithilfe von Daten fördern und messen können. In diesem letzten Teil der Serie gehen wir darauf ein, wie Sie Ihre Daten richtig einrichten und pflegen, damit Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können.

Warum ist die richtige Dateneinrichtung wichtig?

Bevor wir uns die optimalen Möglichkeiten der Dateneinrichtung ansehen, fragen Sie sich vielleicht, ob die sachgemäße Dateneinrichtung wirklich zählt. Die Antwort ist ein ganz klares Ja. Für eine etwas ergiebigere Antwort haben wir uns an unsere Datenspezialistinnen bei Greenhouse gewandt, Rosa Gandler, Customer Success Manager, und Erin Teague, Data Migration Specialist.

Rosa hat zwei Hauptgründe genannt, warum das richtige Daten-Setup entscheidend ist: Erstens sorgt es dafür, dass Ihre Berichtsdaten korrekt sind. Mit Rosas Worten:

„Sie können sich auf die Kennzahlen verlassen, die in Ihrem Bewerber-Tracking-System generiert werden, und Sie wissen, dass sie Ihren Prozess zu 100 % widerspiegeln. Dank zuverlässiger Daten können Sie aus Ihren früheren Einstellungsdaten Prognosen aufstellen und strategische Änderungen in Ihrem Prozess berücksichtigen.“

Ein weiterer Grund für die Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Daten-Setups ist, dass Sie somit eine starke Pipeline aufbauen, die Ihnen später zugutekommt. Rosa sagt: „Ausgehend von einem vollständigen, zentralisierten Bewerberdateneintrag können Sie in Ihrer aktuellen personellen Datenbank nach Bewerber*innen suchen, die für zukünftige Stellenangebote infrage kommen. Ziehen Sie zuvor abgelehnte Bewerber*innen in Erwägung, wohlwissend, dass Sie alle relevanten Informationen haben.“

Möchten Sie Rosas Überlegungen zur richtigen Dateneinrichtung näher ansehen? Lesen Sie sich ihren Blog-Beitrag „Erfolg mit Folgebesetzungen: Wissensmanagement-Tipps für Ihr Recruiting-Team“.

Erin erklärt, dass der Vorteil eines sauberen Dateneintrags mit vielen einzelnen Informationen darin besteht, dass „es sich um ein ganz neues Tool handelt, auf das Sie zugreifen können. Sie erfahren viel über Ihre Prozesse, wo Sie großartige Bewerber*innen finden, wo eher nicht – es wird zu einem Extra-Tool, das Sie nutzen können, um zu erfahren, wie Sie bisher gearbeitet haben und wie Sie zukünftig arbeiten möchten. Wenn der Dateneintrag Lücken aufweist, ist es schwierig, herauszufinden, was schiefläuft oder wie Sie es verbessern können. Das ist also der größte Vorteil.“

4 Ansätze zur Gewährleistung einer richtigen Dateneinrichtung

Nachdem wir nun einige der Möglichkeiten untersucht haben, wie Sie, Ihre Personalbeschaffungsprozesse und letztendlich Ihr Unternehmen von der richtigen Dateneinrichtung profitieren können, wollen wir uns ansehen, wie Sie sicherstellen, dass Ihre Daten richtig eingerichtet sind.

1. Pflege einer zentralen Informationsquelle für die Personalbeschaffung und Einstellungsdaten

Wenn Sie die Pflege der Personalbeschaffungs- und Einstellungsdaten alleinverantwortlich verwalten, sollte dies relativ einfach sein. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie die Eingabe von Bewerber*innen und deren Weg durch die verschiedenen Instanzen konsequent vornehmen. Wenn Sie jedoch in einem größeren Team arbeiten, empfiehlt Erin, so viel wie möglich zu standardisieren: „Es ist viel einfacher, aussagekräftige Informationen aus den Daten zu ziehen, wenn Sie die Punkte, nach denen Sie im Workflow suchen, standardisieren.“

Rosa betont auch die Bedeutung, sich als Team aufeinander abzustimmen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder Datentypen zu bestimmten Zeiten im Prozess gleichermaßen protokollieren. „Mit zunehmendem Wachstum und laufenden Veränderungen Ihres Recruiting-Teams können Sie sich auf das System verlassen, das Ihnen alle relevanten Informationen liefert. Sie umgehen das Risiko, bei Wechsel oder Abwanderung aus dem Recruiting-Team wichtige Informationen zu verlieren.“

Hier sind einige Beispiele von wichtigen Eckdaten, die Rosa für die Nachverfolgung empfiehlt:

1. Geben Sie für jeden Bewerber*in die Quelle an.
2. Zeichnen Sie Notizen und den Grund auf, weshalb Sie Bewerber*innen ablehnen.
3. Dokumentieren Sie alle Phasenänderungen oder Vorstellungsgespräche, die Sie direkt im Bewerber-Tracking-System planen.
4. Geben Sie alles Feedback zu einem Vorstellungsgespräch ein.
5. Geben Sie Angebotsinformationen für Bewerber*innen ein und markieren Sie sie als eingestellt, wenn sie die Position annehmen; lehnen Sie sie ab, wenn sie absagen.
6. Schließen Sie alle besetzten Stellen/offenen Stellen und protokollieren Sie den relevanten Grund, weshalb die Stelle geschlossen wird.

2. Klare Angaben, was Sie aus den Daten lernen möchten

Daten können Geschichten erzählen, daher empfiehlt Erin, sich Zeit zu nehmen, um klar zu definieren, was Sie aus Ihren Daten erfahren möchten. Sobald Sie wissen, was Sie erfahren möchten, zeigt es Ihnen, welchen Bereich Sie ins Auge fassen sollten. Erin erklärt: „Wenn Sie beispielsweise wirklich wissen möchten, wie viel Zeit vom persönlichen Vorstellungsgespräch bis zum Angebot vergeht, dann können Sie Daten über Angebote aus dem System abrufen.“ In diesem Prozess fällt Ihnen möglicherweise auf, dass Sie wichtige Termine wie das Datum eines Vorstellungsgesprächs oder die Unterbreitung eines Angebots nicht verfolgen. Indem Sie sich aber die Frage stellen: „Wie viel Zeit brauchen wir bis zur Einstellung?“, können Sie diese Frage beantworten.

3. Nutzung der Automatisierung des Aufgabenmanagements

Es geschieht schnell, dass Sie sich in den täglichen Anforderungen der Personalbeschaffung verfangen, was zur Folge hat, dass die Berichte über die Personalbeschaffung leicht untergehen. Das trifft nicht nur auf Personalvermittler zu. Hiring Manager und die Personalfachkräfte, die die Vorstellungsgespräche führen, vernachlässigen ihre Aufgabe, Bewertungen auszufüllen und wichtige Updates und Beschlüsse über den Einstellungsprozess vorzunehmen, genauso häufig. Aus diesem Grund bezeichnet Rosa es als wichtig, „die integrierten Aufgabenverwaltungstools Ihres Bewerber-Tracking-Systems zu nutzen, um diese Lage zu stabilisieren“. Sie erklärt, wie Sie mit Greenhouse Erinnerungen an Berichtsbogen einrichten können, wenn die Interviewer*innen ihr Feedback nicht ausgefüllt haben. Auch können Sie Personalvermittler*innen an Bewerber*innen erinnern, für die eine „Entscheidung fällig“ ansteht.

Erin stimmt dem zu und empfiehlt, dass Sie „Bewerber*innen im Auge behalten – auch wenn Sie gerade sehr viel zu tun haben“. In ihrer Rolle als Data Migration Specialist erklärt sie: „Für uns besteht das größte Problem darin, dass wir nicht wissen, wo die Bewerber*innen leben, die Angaben hören einfach mitten in der Pipeline auf.“ Diejenigen, die Greenhouse verwenden, profitieren von dem, was Erin wie folgt beschreibt: „Greenhouse verfügt über Benachrichtigungen, die Sie an wichtige Schritte erinnern, sodass Sie Entscheidungen über Kandidat*innen fällen können. Greenhouse stellt Sie auf den Erfolg ein.“

4. Regelmäßige Überprüfung Ihrer Datenintegrität

Alles, was wir bisher beschrieben haben, funktioniert nur, solange es konsequent angewendet wird. Aus dem Grund ist es wichtig, in einem regelmäßigen Zyklus die Datenintegrität zu überprüfen. Rosa empfiehlt: „Denken Sie daran, ein System der Rechenschaftspflicht einzurichten.“ Wenn Sie die monatliche oder vierteljährliche Überprüfung einer Reihe von Berichten zu einer Priorität machen, lassen sich Fehler erkennen.

„Überprüfen Sie Angebote, die Dauer bis zur Einstellung, die Geschwindigkeit der Einstellung, die Quelldaten usw. und achten Sie in den Werten auf eventuelle Ausreißer. In Greenhouse können Sie Berichte zeitlich so einrichten, dass Sie automatisch per E-Mail versandt werden, was den Aufwand der Überprüfung dieser Angaben reduziert.“

Selbst, wenn Sie Ihr aktuelles ATS oder Ihr aktuelles Aufzeichnungssystem nicht aufgeben möchten, empfiehlt Erin, darüber nachzudenken, was passieren würde, wenn es so wäre. Sie schlägt vor: „Überlegen Sie sich, wie es ist, nur das zu sehen, was Ihnen eine Tabelle zeigt. Haben Sie ausreichend nützliche Informationen? Sie können die Bewerberdaten sogar in Excel exportieren und sich ansehen, was Sie aus diesen Daten ziehen. Sehen Sie sich die Daten in einer Tabelle an und entscheiden, ob sie Ihnen die benötigten Angaben vermittelt. Wenn Sie dies bejahen, ist das großartig, denn es heißt, dass Sie Ihre Daten wahrscheinlich sehr gut erfassen.“ Wenn Sie es verneinen müssen, finden Sie in Punkten 1 und 3 oben Vorschläge, wie Sie dieses Problem beheben.

Dateneinrichtung: Ihre nächsten Schritte

In diesem Beitrag haben wir einige der wichtigsten Vorteile einer sauberen Datenstruktur skizziert und Richtlinien vorgestellt, wie Sie dahin gelangen. Denken Sie daran, dass diese Änderungen wahrscheinlich nicht über Nacht erfolgen. Es dauert lange, bis Sie konsequente, rationalisierte Berichtsgewohnheiten entwickeln. Achten Sie dabei darauf, wann Änderungen in Kraft treten.

Ein letzter Tipp: Rosa empfiehlt, ein Startdatum zu wählen, an dem Sie offiziell zu einer besseren Datenerfassung übergehen, damit Sie sich ab diesem Zeitpunkt selbst bewerten können. Und denken Sie daran: Die harte Arbeit lohnt sich auf jeden Fall – Ihre Belohnung sind aussagekräftige Daten, die Ihnen klarere Einblicke bieten und Sie letztendlich zu besseren Personalvermittlern machen.

Wenn Sie sich näher mit diesem Thema beschäftigen möchten, lesen Sie Rosas Blog-Beitrag „Erfolg mit Folgebesetzungen: Wissensmanagement-Tipps für Ihr Recruiting-Team“.