Ich weiß, was Sie denken, wenn Sie meine Biografie oben lesen: Warum schreibt eine Vertriebsmitarbeiterin einen Blog-Beitrag über Personalbeschaffung? Welche Erkenntnisse und welches Wissen kann sie zu bieten haben? Interessanterweise war ich in einem früheren Leben (vor Greenhouse) eine Personalvermittlerin. Es war allerdings nicht der Beruf, den ich erlernt habe, aber die Praxis hat mich dazu gemacht.

Machen wir einen Ausflug in die Vergangenheit, um Sie aufzuklären: Vor ca. 4 Jahren verließ ich meine Heimatstadt Washington, D.C., wo ich Sales Executive für ein in New York ansässiges Startup war, um für ein neues Abenteuer nach Dallas, Texas, zu ziehen. Dort habe ich den fünften Markt in der Stadt als Sales Manager für meinen damaligen Arbeitgeber gestartet und ein Team von Account Executives in der Blumenbranche ausgebildet und geleitet. Dallas wurde schnell zum am schnellsten wachsenden Markt der Firma und war daher ein voller Erfolg! Ziemlich cool, oder?! Das war noch nicht alles.

Mitte Dezember 2013 erhielt ich einen Anruf von meinem damaligen Manager, der mich gefragt hat, ob ich daran interessiert wäre, in die Zentrale unseres Unternehmens in NYC zu wechseln, um eine neue Rolle zu übernehmen: Corporate Recruiter. Das Unternehmen entwickelte ein neues Schulungsprogramm, in dem erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter*innen intern zu Account Executives ausgebildet wurden und neue Stadtmärkte im ganzen Land erschließen würden. Sie wollten eine erfahrene Vertriebsmitarbeiterin für diese Bemühungen gewinnen, und die Idee, ein Vertriebsteam von Grund auf neu aufzubauen, hat mich definitiv fasziniert. Eine Woche später packte ich meine Koffer (und Cowgirl-Stiefel) und zog in den Big Apple!

Da war ich also: neu in der Stadt, keine Personalbeschaffungserfahrung und mit der Einstellung von 8 bis 12 Vertriebsmitarbeiter*innen pro Monat beauftragt. Keine große Sache, oder? Falsch. Ich hatte keine Ahnung, worauf ich mich eingelassen habe.

Unzählige Fragen schwirrten in meinem Kopf:

• Wie schreibe ich eine akkurate und effektive Stellenbeschreibung?

• Wo finde ich Bewerber*innen – und wie kann ich die Guten dazu bringen, hier zu arbeiten?

• Gibt es eine effiziente Möglichkeit, den Überblick über die Bewerber*innen zu behalten, mit denen ich spreche? (Ich kenne Salesforce aus dem Vertrieb, aber das würde nicht funktionieren!)

• Wie lange ist zu lang, um Bewerber*innen nicht zu antworten?

• Welche Arten von Fragen sollte ich in den Vorstellungsgesprächen stellen?

• Wer außer mir sollte die Bewerber*innen interviewen?

• Sind Gesprächsrunden der beste Weg, um Feedback von Interviewer*innen einzuholen?

• Wie stelle ich ein umfassendes Angebotsschreiben zusammen?

• Was beinhaltet ein angemessenes Umzugspaket?

• AHHHHHHH!!!

Als ich diese Fragen durcharbeitete, lernte ich viel mehr als nur die Antworten darauf. Meine wichtigsten Erkenntnisse? Der Bereich der Personalbeschaffung ist komplex. Sehr komplex. Viele Gedanken und Strategien fließen in die Arbeit von Personalvermittler*innen ein – von der Beschaffung über strukturierte Vorstellungsgespräche bis hin zur Pflege von Beziehungen zu Hiring Managern, um Verhandlungen zu ermöglichen. Und alles läuft auf eine (beängstigende) Wahrheit hinaus: Alle verlassen sich darauf, dass Sie die besten Talente ins Unternehmen bringen, damit es wachsen, profitieren und jahrelang erfolgreich sein kann. (Kein Druck!)

Hier sind 5 weitere Erkenntnisse aus meiner aufschlussreichen Erfahrung als Personalvermittlerin:

1. Organisieren Sie alle beweglichen Teile

Leider habe ich die sechs Monate mit E-Mails, Tabellen und einem einfachen Bewerber-Tracking-System (ATS) verbracht. Dabei habe ich mich viel auf mein Gedächtnis verlassen – eine sehr gefährliche Kombination, um es gelinde auszudrücken. Ich kam aus dem Vertrieb und war es gewohnt, in einem robusten System zu arbeiten: Salesforce. Zu der Zeit hatte ich jedoch kein Äquivalent für die Personalbeschaffung. Am Ende wurde mir klar, dass ich wesentlich erfolgreicher hätte sein können, wenn ich alles in einem einzigen umfassenden ATS gehabt hätte: Pipeline-Management, Feedback zu Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern – alles an einem Ort. In der Personalbeschaffung gibt es zahlreiche bewegliche Teile, und daher müssen Sie eine starke Personalbeschaffungstechnologie in Betracht ziehen, die Ihnen bei der Organisation und der erfolgreichen Erledigung Ihrer Arbeit hilft.

2. Candidate Experience ist ALLES!

Ich habe gelernt, dass eine großartige Candidate Experience ebenso wichtig ist wie eine großartige Customer (oder Employee) Experience. Sie können alles auf die gleiche Weise betrachten. Auf dem heutigen umkämpften Arbeitsmarkt haben Bewerber*innen die Oberhand, und als Arbeitgeber müssen wir Bewerber*innen anziehen und beeindrucken, um die besten einzubringen und ein erfolgreiches Team und Unternehmen aufzubauen. Rückblickend habe ich nicht die beste Arbeit geleistet. Ich gebe zu, dass ich das ein oder andere Mal vergessen habe, mich bei Bewerber*innen zu melden. Oder Hiring Manager sind zu spät zu persönlichen Vorstellungsgesprächen erscheinen. Als sie dann ankamen, habe ich den Fokus komplett verloren, was sich negativ auf die Bewerber*innen auswirkte (nicht cool).

Von der Bewerbung bis hin zur Angebotserstellung müssen wir sicherstellen, dass die Zeit der Bewerber*innen bei uns positiv, einprägsam und gut investiert ist. Andernfalls schließen sie von dieser negativen Erfahrung auf den Arbeitsalltag bei uns.

3. Die Personalbeschaffung betrifft das gesamte Unternehmen

Empfehlungen von Mitarbeiter*innen Einstellungsziele Hausaufgaben „Culture Fit“-Vorstellungsgespräche Genehmigungen für Angebotsschreiben Das alles ist oft Teil des Vorstellungsgesprächsprozesses, aber selten die alleinige Verantwortung der Personalvermittler*innen. Alle sind daran beteiligt. Insbesondere auf dem heutigen Arbeitsmarkt, wo es einen kompletten Machtwechsel zwischen Unternehmen und Bewerber*innen gegeben hat, ist es unerlässlich, dass alle Mitarbeiter*innen sich ebenso für die Personalbeschaffung begeistern wie Ihr Talentteam. Meine wichtigste Erkenntnis diesbezüglich? Durch gezielte Maßnahmen zur Förderung einer unternehmensweiten Personalbeschaffungskultur, in der alle Beteiligten ein Gefühl der Verantwortung haben, können Sie großartige Neueinstellungen tätigen – und das viel schneller. Und es ist erwähnenswert, dass in solchen Unternehmen Empfehlungsprogramme für Mitarbeiter*innen sehr erfolgreich sind – und wir alle wissen, dass Empfehlungen die wichtigste Quelle für die Qualität der Neueingestellten sind, höhere Bindungsraten aufweisen und höhere Gewinne und Leistung erzielen.

4. Vermeiden Sie Entscheidungen aufgrund von Bauchgefühlen

Meine Feedback-Meetings waren schrecklich. Ganz einfach. Ich lud die Interviewer*innen in einen gläsernen Raum ein (kein Witz), fragte: „Was denkt ihr?“ und habe gemischte Bewertungen, wechselnde Meinungen und unklare Ergebnisse bekommen. Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, waren die Vorstellungsgesprächsfragen ebenfalls nicht einheitlich. Infolgedessen haben wir oft nach unserem Bauchgefühl eingestellt, was in 9 von 10 Fällen zu schlechten Neueinstellungen führte. Das ist eine Verschwendung von Zeit, Ressourcen und viel Geld. Ich habe gelernt, dass Sie sich die Zeit nehmen sollten, einen strukturierten Vorstellungsgesprächsprozess zu implementieren, um alle Stakeholder auf den gleichen Stand zu bringen und darüber zu informieren, wonach Sie bei idealen Bewerber*innen suchen. Und dann stellen Sie die richtigen Fragen. Strukturierte Vorstellungsgespräche sind der Schlüssel zum Einstellungserfolg.

5. Durchdachte und fokussierte Vorstellungsgespräche führen zu besseren Einstellungen

Ich wünschte, ich könnte sagen, dass ich meinen Hiring Managern schöne Informationspakete für alle Bewerber*innen zur Verfügung gestellt habe. Stattdessen druckte ich den Lebenslauf der Bewerber*innen aus, legte ihn auf den Schreibtisch und sagte: „Der*die Bewerber*in wartet in Raum A.“ Das war keine gute Voraussetzung für den Erfolg. Sicher, einige erfahrene Interviewer*innen haben möglicherweise Standardfragen und können ein Gespräch führen, aber wie stellen Sie sicher, dass Ihre Interviewer*innen – ob erfahren oder nicht – nicht immer die gleichen Dinge fragen? Und wie stellen Sie sicher, dass sie alle Eigenschaften, Fähigkeiten und Erfahrungen abdecken, die abgedeckt werden müssen, damit Sie ein klares Bild davon erhalten, wer die Bewerber*innen sind und ob sie zum Unternehmen passen? Zu guter Letzt: Woher wissen Sie, dass Ihre Interviewer*innen nicht die gesamte 45-minütige Sitzung lang über das Thema Klettern reden?

Wenn Sie detaillierte Vorstellungsgespräch-Kits mit dem Hintergrund der Bewerber*innen, einem einheitlichen Feedback-Tool und eine Auswahl spezifischer Fragen bereitstellen, die auf die Rolle, das Team und die Unternehmenskultur zugeschnitten sind, sorgen Sie von Anfang an dafür, dass Ihre Interviewer*innen erfolgreich sind – und ersticken alle Gespräche, die nicht zum Thema gehören, im Keim. Wenn Sie dies nicht tun, kann es Sie heimsuchen – in Form von schlechten Glassdoor-Bewertungen, frustrierten Interviewer*innen und Hiring Managern und das Schlimmste: schlechten Neueinstellungen!

Abschließende Überlegungen

Meine 6-monatige Zeit als Corporate Recruiter hat mich mehrere wertvolle Lektionen gelehrt, die ich in meine Vertriebskarriere einfließen ließ, wie z. B. eine bessere Organisation und aufgabenorientierte Arbeit, die Konzentration auf meine persönliche Marke und die Marke des Arbeitgebers, eine sinnvolle Verhandlung, und klare Erwartungen an diejenigen, mit denen ich zusammenarbeite. Es hat mir auch einen Einblick in die Entscheidungsfindung auf der Führungsetage in den Bereichen der Personalplanung, der Budgetierung und des Projektmanagements gegeben. Selbstverständlich habe ich größten Respekt für die Leute in der Talentakquise, und ich verdanke meinen derzeitigen Erfolg dieser Erfahrung.