Ein Personalplanungsmodell für SaaS-Unternehmen

Einer der größten Trends in unserer Branche in den letzten Jahren ist die Verlagerung hin zu einem strategischeren und stärker beratenden Talentakquise-Funktionsbereich.

In den meisten Unternehmen haben die Mitarbeiter*innen den meisten Einfluss auf die Gewinne. Die Personalzahl ist oft der größte Einzelposten im Budget und auch der größte Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Dadurch bietet sich Personalvermittler*innen eine tolle Gelegenheit, einen maßgeblichen Einfluss auf das Unternehmen zu nehmen. Ich habe beobachtet, wie immer mehr Personalvermittler*innen beratende Stellen bei ihren Führungskräften übernehmen, um Investitionen des Unternehmens in das Personal zu maximieren.

Ein gutes Beispiel hierfür ist bei der Personalplanung zu beobachten. Anstatt einfach eine Liste der offenen Stellen zu füllen, verfolgen Personalvermittler*innen als Mitglied eines Teams für neue Mitarbeiter*innen einen strategischeren Ansatz bei der Einstellung und Personalplanung.

Ein Tool, das Ihnen helfen kann, informierte Empfehlungen dazu auszusprechen, welche Einstellungen wann gemacht werden müssen, ist der dynamische Personalplan. In diesem Beitrag möchte ich ein Rahmenwerk teilen, das wir hier bei Greenhouse verwenden und mit dem Sie für Ihr Unternehmen einen dynamischen Personalplan erstellen können.

Laden Sie das Mustermodell hier herunter und sehen Sie unten, wie es verwendet wird.

Was ist ein dynamischer Personalplan?

Ein dynamischer Personalplan ist eine Kalkulationstabelle, in der verschiedene Geschäftsszenarien modelliert werden. Darin wird die Personalzahl bei Änderung Ihrer Umsatzziele und Mitarbeiterverhältnisse angepasst, sodass Sie in Echtzeit erfahren, welches Team zum Erreichen jedes Umsatzzieles benötigt wird.

Es ist zu beachten, dass ein dynamischer Personalplan keine exakte Wissenschaft darstellt. Er hat nicht das Ziel, als verpflichtender Personalbeschaffungsplan zu dienen, sondern sollte vielmehr für die Bestimmung von Phasen und der Anzahl der Mitarbeiter*innen auf hoher Ebene verwendet werden, die im Lauf des Jahres benötigt werden. Dies sollte immer mit der Liste der benötigten Personalzahl abgeglichen werden, die von den jeweiligen Abteilungsleitungen bereitgestellt wird.

Warum einen dynamischen Personalplan verwenden?

Geschäftsziele zu erfüllen ist eng mit der Erfüllung von Einstellungszielen verknüpft. Das bedeutet, dass Unternehmen priorisieren müssen, die richtigen Mitarbeiter*innen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu haben. Wenn Sie nicht genug Entwickler*innen haben, werden Sie Ihre Produktmeilensteine nicht rechtzeitig erreichen. Haben Sie ein oder zwei Monate lang nicht genug Vertriebspersonal, werden Ihre Verkaufsquoten unter dem Umsatzziel bleiben. Um zu entscheiden, wen Sie wann einstellen sollten, müssen Sie zwischen verschiedenen Szenarien wechseln können.

Als Personalvermittler*in können Sie Stellen priorisieren und als Berater*in der Führungskräfte fungieren, wenn Sie wissen, wie sich Neueinstellungen auswirken.

Wo anfangen?

Fangen Sie mit den Umsatzzahlen an

Am wichtigsten ist, dass Sie eine Vorstellung von den Umsatzzielen Ihrer Gruppe haben, weil darauf der Rest Ihrer Zahlen basieren wird.

Definieren Sie die wichtigsten Verhältnisse

SaaS-Unternehmen sind einfach zu modellieren, weil die meisten Funktionen mithilfe von Verhältnissen vereinfacht werden können (als Leitrahmen, NICHT als exakte Wissenschaft). Hier ein Mustersatz der Verhältnisse, mit denen Sie anfangen sollten.

Wenn Sie Verhältnisse definieren, sollten Sie sich daran erinnern, dass sich diese Verhältnisse mit Unternehmensveränderungen ändern sollten. Anfangs erhalten Sie Leads evtl. einfacher, weil Sie auf Frühnutzer und Schnellkäufer abzielen. In diesem Fall könnte das Kundenbetreuer-zu-SDR-Verhältnis 2:1 betragen. Wenn Sie sich im Markt nach oben bewegen und längere Kaufzyklen gelten, kann dieses Verhältnis sich bei 1:1 einspielen.

Sie können mit diesen Verhältnissen auch sehr spezifisch werden und jede Abteilung weiter unterteilen, als ich das in diesem Beitrag mache. Sie könnten in Ihrem Verhältnis statt der Personalzahl auch die Ausgaben verwenden.

Sie könnten z. B. das Verhältnis zwischen Entwickler*innen und Produktmanager*innen bestimmen, das zwischen Benutzererfahrungs-Mitarbeiter*innen und Produktmanager*innen oder das zwischen Entwickler*innen und QA-Mitarbeiter*innen. Dies hängt weitgehend von der jeweiligen Abteilungsleitung ab und was sie über ihre Gruppe denkt.

Zeit zum Hochfahren

Sie müssen eine „Hochfahrzeit“ für die Stellen schätzen, die im Job lernen müssen. Wir bei Greenhouse planen eine fünfmonatige „Hochfahrzeit“ für Vertriebsmitarbeiter*innen ein, bevor sie ihre monatlichen Quoten erreichen. Anders gesagt: Haben wir ein Umsatzziel für diesen Monat, müssen wir vor fünf Monaten die korrekte Anzahl an Kundenbetreuer*innen eingestellt haben. Wir berücksichtigen dies in unserem Modell.

Modellieren Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter*innen

Wenn Sie die oben genannten Zahlen haben, können Sie die erste Version Ihres Modells erstellen, indem Sie die neuen Umsatzziele pro Monat angeben. Das Modell, das ich geteilte habe, ermöglicht die Änderung der monatlichen Wachstumsraten, Sie könnten aber genauso einfach das Umsatzziel für jeden Monat manuell eingeben.

Dann gehen Sie zurück, um zu bestimmen, wie viele Vertriebsmitarbeiter*innen Sie benötigen. Wenn wir eine fünfmonatige Hochfahrzeit voraussetzen, müssen Sie die Umsatzziele im Juni betrachten, um herauszufinden, wie viele Vertriebsmitarbeiter*innen im Januar benötigt werden.

Beginnen Sie mit den Vertriebs- und Anwendungsabteilungs-Verhältnissen

Der Vertrieb ist die einfachste Möglichkeit, anzufangen, weil die Personalzahl auf den Umsatzzielen basieren kann. Ich modelliere gerne alles ausgehend von den Vertriebszahlen. Beträgt das Verhältnis zwischen Vertrieb und Marketing 3:1, sollte Ihre Marketingteam-Formel damit und mit dem Vertriebsteam verknüpft sein.

Übersetzen Sie all das in den Einstellungsbedarf für das Unternehmen

Das letzte Puzzleteil besteht darin, herauszufinden, wie viele neue Mitarbeiter*innen Ihr Personalbeschaffungsteam jeden Monat benötigt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen so aufgestellt ist, dass es seine Geschäftsziele erreichen kann. Sie können eine ungefähre Zahl für diesen Wert durch Addieren aller neu eingestellten Personen mit einer Schätzung der Mitarbeiter*innen addieren, die zum erneuten Besetzen von durch Arbeitskräfteabgang freien Stellen benötigt werden.

Dies sollte Ihnen helfen, Ihre Personalvermittler-Kapazität zu planen. Wenn Sie feststellen, dass in einigen Monaten eine große Anzahl neuer Mitarbeiter benötigt wird, sollte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie heute mehr Personal einstellen müssen.

Wichtigste Erkenntnisse

• Personalbeschaffungs-Führungskräfte übernehmen in Unternehmen strategischere Stellen. Eine wirkungsvolle Möglichkeit besteht dabei darin, Teil der Gespräche zur Personalplanung zu sein.

• Ein dynamischer Personalplan kann Personalbeschaffungsteams helfen, den Einstellungsbedarf während des gesamten Jahres zu antizipieren und ihre Teams entsprechend zu besetzen.

• Laden Sie dieses Modell als Ausgangspunkt herunter, um Ihren eigenen dynamischen Personalplan zu erstellen.

In unserem Whitepaper „Applying Employee Lifetime Value to Articulate the ROI of People Practices“ erfahren Sie mehr darüber, wie Sie an der Personalplanung und anderen strategischen Diskussionen beteiligt werden können.