Vor kurzem befand sich Echo, ein führender Anbieter von technologiegestützten Transport- und Lieferkettenmanagement-Diensten, in einer Phase seiner Entwicklung, in dem es in Tools investieren musste, die sein fortgesetztes Wachstum als Unternehmen unterstützen würden. Das Team suchte nach Möglichkeiten, wie es die unternehmensweit mit diesem Wachstum verbundenen Probleme mindern konnte.

Daher richtete das Personalbeschaffungsteam seinen Blick zunächst nach innen und kam zu der Feststellung, dass es – um mit der Notwendigkeit zusätzlichen Personals Schritt zu halten –, seinen Personalbeschaffungsprozess optimieren musste, um mehr hochqualifizierte Bewerber*innen schneller durch die Pipeline zu schleusen.

Beim Recherchieren möglicher Lösungen war das Personalbeschaffungsteam von dem in Greenhouse erkannten Potenzial beindruckt, ihm bei der Implementierung eines Structured Hiring-Ansatzes zu helfen und alle Stakeholder auf dieselbe Wellenlänge zu bringen.

Bei unserem Gespräch mit Erin Brown, Head of Recruiting, und Bethany Aho, Recruiting Operations Supervisor, erfuhren wir, wie genau Echo Greenhouse erfolgreich installieren konnte, sich das Buy-in aller Stakeholder besorgte und obendrein eine bessere Abstimmung zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Managern erzielte.

Greenhouse-Installationsstrategie

Das Personalbeschaffungsteam wusste: Um Greenhouse erfolgreich implementieren zu können, musste es das Produkt auf organische Weise einführen und die Einwilligung aller Beteiligten sicherstellen. Es konnte die Betroffenen nicht einfach vor vollendete Tatsachen stellen; stattdessen musste das Personalbeschaffungsteam sie behutsam an die Sitaution heranführen, damit sie sich selbst über den mit Greenhouse verbundenen Wert klar werden konnten. In dieser Phase eines besonders schnellen Wachstums installierte das Unternehmen ständig neue Software, und das Personalbeschaffungsteam wollte den Eindruck vermeiden, es führe „schon wieder“ irgendetwas Neues ein. Stattdessen wollte es Greenhouse so beschreiben: „Wir haben hier ein großartiges neues Tool, von dem Sie profitieren werden – werfen Sie doch bitte selbst einen Blick darauf.“ Für Erin war klar: Wer die potenziellen Auswirkungen mit eigenen Augen würde sehen können, würde sich ganz von selbst für das Produkt stark machen – zu seinem Champion werden – und seine Installation und Akzeptanz somit viel erfolgreicher gestalten.

Außerdem beschloss das Personalbeschaffungsteam, die Einführungsphase als eine Gelegenheit zu nutzen, den Personabeschaffungszweig des Unternehmens von Grund auf zu erneuern – und Greenhouse als das Unternehmen darzustellen, das dies erst möglich gemacht hat. Das Team machte sich an die Erstellung eines neuen Profils für die Stellen im Unternehmen, für die am häufigsten Bewerber*innen gesucht wurden, da veraltete Stellenprofile den Hiring Managern schon seit Langem ein Dorn im Auge waren. Im Allgemeinen waren sich die Hiring Manager nicht sicher, nach welchen Qualitäten sie in ihren Bewerber*innen Ausschau halten sollten, und sie fragten sich, woran sie erkennen konnten, ob sie sich wirklich für die ihnen angedachte Stellen eigneten. Das Personalbeschaffungsteam wusste also, dass die Anerkennung dieser Problematik und das In-Gang-Bringen des Prozesses der Profilaktualisierung Begeisterung für ein neues, im Zeichen von Greenhouse stehendes Zeitalter entfachen würde.

Prozess der Neuerstellung von Stellenprofilen

Um den Prozess der Neuerstellung von Rollenprofilen auf den Weg zu bringen, stellte das Personalbeschaffungsteam von Echo Fokusgruppen für jede Stelle zusammen. Eine dieser Fokusgruppen bestand aus dem Personalbeschaffungsteam und Personen in Schlüsselfunktionen, die ihre Arbeit besonders eindruckvoll verrichteten. Dadurch gewannen die Personalvermittler*innen einen guten Eindruck davon, welche Art von Bewerber*in sich für eine bestimmte Stelle besonders gut eignen würde.

Eine andere Fokusgruppe führte das Personalbeschaffungsteam und Manager zusammen, die für die fragliche offene Stelle verantwortlich waren. Insbesondere diese Gruppe verschafft sich zunächst einen Eindruck von den Teammitgliedern mit der besten und schlechtesten Gesamtleistung, bevor sie sich im Detail mit den Qualitäten, Erfahrungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen mit dem höchsten Leistungsniveau befasst. Dann stellt sie eine Reihe erhellender Fragen, z. B. „Welche Eigenschaften kamen immer wieder zur Sprache?“, „Was waren die auffälligsten Unterscheidungsmerkmale?“ und „Wo verläuft die Trennlinie zwischen gut und großartig?“

Den Teammitgliedern, die sich durch besonders starke Leistungen auszeichnen, galt die Frage „Was ist notwendig, um in dieser Stelle Erfolg zu haben?“, und bei den Antworten wurde insbesondere auf den Aspekt der Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualitäten geachtet. Der Prozess der Neuerstellung von Stellenprofilen verlieh den Hiring Managern neue Energie und gewährte ihnen neue Einblicke in diese Positionen, sodass sie die am besten geeigneten Talente für ihre jeweiligen Teams rekrutieren konnten.

Eine wahre Offenbarung

Der Prozess der Umgestaltung von Stellenprofilen brachte aber noch mehr Positives mit sich. Gerade die Neudefinition des Profils der Stelle eines*r Vertriebsvertreters*in hielt für das Team eine wahre Offenbarung bereit. Der Prozess lässt sich so beschreiben:

Vormals: Bisher hatte das Team immer nach Kandidat*innen für diese Stelle gesucht, die eben erst ihren College-Abschluss gemacht hatten oder seit ein paar Jahren im Arbeitsleben steckten, die über etwas Erfahrung im Kundendienst verfügten, die gut organisiert, freundlich und kundenorientiert waren, und denen es vornehmlich um das Lösen von Problemen ging. Im Verlauf des Prozesses der Umgestaltung von Stellenprofilen aber gelangte das Personalbeschaffungsteam zu der Erkenntnis, dass es sich eigenlich nie die Zeit für eine Beurteilung genommen hatte, ob das auch wirklich die Eigenschaften waren, die für den Erfolg in dieser Funktion benötigt werden. Folglich stellte es sich Fragen wie diese: „Welche Charaktereigenschaften haben erfolgreiche Menschen?“, „Wie testen wir, ob jemand über GRIT-Problemlösungsfähigkeiten verfügt?“, „Wie finden wir heraus, ob jemand wirklich kundendienstorientiert ist?“ und „Was wollen wir ganz allgemein über Bewerber*innen erfahren, die zu einem Vorstellungsgespräch bei uns erscheinen?“

Die Offenbarung: An dieser Stelle kam das Personalbeschaffungsteam zu dem Schluss, dass es sehr wohl wusste, was es wollte – es führte nur keine zielführenden Bewertungen unter diesem Aspekt durch. Es musste als nicht das Stellenprofil geändert werden, sondern seine eigene Herangehensweise an das Vorstellungsgespräch.

Heute: Um das zu korrigieren, ließ das Team von Greenhouse ein strukturiertes Vorstellungsgespräch implementieren, in dessen Verlauf es eine effektive Beurteilung der Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualitäten vornehmen konnten, von denen es wusste, dass sie für den Erfolg in der Stelle eines*r Vertriebsvertreters*in erforderlich sind. Außerdem veranstaltete es 3 Schulungssitzungen für Vorstellungsgespräche für das Management, um jede*n einzelne*n Vertriebsmanager*in an allen Standorten des Unternehmens in dem „neuen“, auf besseren Informationen beruhenden Profil zu schulen und ihm*ihr die Verwendung von Greenhouse-Wegweisern zu erklären, mit deren Hilfe er*sie die Eigenschaften, an denen wir interessiert sind, leichter erkennen kann. (Wir haben die Scorecards zu Wegweisern umfunktioniert, damit Interviewer ihre während des Vorstellungsgesprächs zu stellenden Fragen unmittelbar über dem Bewertungssystem sehen können.) Wie bisher auch suchen die Interviewer in den ihnen vorgelegten Lebensläufen nach diesen Informationen, aber mit dem Unterschied, dass sie während des Interviewprozesses jetzt auch besonders auf die Bestimmung der nötigen Charaktereigenschaften achten. Bis zu diesem Punkt waren Vorstellungsgespräche völlig unstrukturiert. Sie folgten keinem vorgegebenen Gesprächsprogramm und wurden in der Annahme durchgeführt, dass alles, was in einem Lebenslauf angegeben ist oder impliziert wird, auch der Wahrheit entspricht. Jetzt aber wissen sie, dass ein Vorstellungsgespräch einem*einer Bewerber*in weit mehr entlocken kann – solange Sie die richtigen Fragen stellen.

Rettung durch Scorecards

Die Scorecard-Funktion von Greenhouse hat Interviewer*innen in die Lage versetzt, nicht nur die richtigen Fragen, sondern alle Fragen zu stellen, ohne vom vorgegebenen Kurs abzuweichen. Und noch bevor sie überhaupt zum Vorstellungsgespräch erscheinen, können sie die Scorecard durchsehen und sich einen Eindruck von der Art von Person machen, nach der sie suchen. Sie müssen nicht mehr raten, wie ein*e Spitzenkandidat*in aussehen sollte, weil sie jetzt einen Wegweiser haben, auf den sie sich jederzeit berufen können, sodass der gesamte Prozess völlig kontrolliert abläuft!

Die Scorecard unterstützt ganz allgemein die Optimierung von Prozessen. Das Personalbeschaffungsteam erhält deutlich schneller Feedback der Interviewer*innen zu den Bewerber*innen, und dieses Feedback ist detaillierter und relevanter – es besitzt eine echte Aussagekraft. Aber das ist noch nicht alles: Das gesamte Feedback befindet sich an einem einzigen Ort, sodass sich Personalvermittler*innen und Hiring Manager mühelos darauf beziehen und die Bewerber*innen bei ihrem Weg durch die Pipeline unterstützen können. Und natürlich können Sie umso schnellere Einstellungsentscheidungen treffen.

Darüber hinaus hat die Scorecard dazu beigetragen, dass das Personalbeschaffungsteam sein ursprüngliches Ziel einer organischen Einführung von Greenhouse erreicht hat. Das Team erkannte, dass es sinnlos ist, eine Scorecard zu entwickeln, die es für richtig hält, wenn weder die Hiring Manager noch andere Interviewer*innen viel damit anfangen können. Deshalb achtete das Team sorgfältig darauf, bei der Entwicklung von Scorecards für jede Stelle auch die Hiring Manager hinzuzuziehen. Das betraf auch die Formulierung der während des Vorstellungsgesprächs zu stellenden Fragen, um auf jede der auf der Scorecard angegebenen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualitäten näher einzugehen. Das Ergebnis? Personalvermittler*innen und Hiring Manager führen Gespräche mit einem klareren Fokus, was es ihnen erleichtert, ein Fundament für eine stabilere Partnerschaft zwischen Personalvermittler*innen und Hiring Managern zu errichten.

Schlussbemerkungen

Greenhouse hat nicht nur für einen besser strukturierten Interviewprozess gesorgt, sondern auch alle an der Personalbeschaffung Beteiligten belebt und zu einer intensiveren Anteilnahme bewogen. Damit hat es den Prozess der Suche nach hervorragenden Talenten für das Team interessanter gestaltet und zu einem Prozess gemacht, auf den alle stolz sein können.

Wie geht es bei Echo weiter? Es geht darum, mit ebenso viel Eifer und Leidenschaft an jede Stelle im Unternehmen heranzugehen, also nicht nur die, für die am häufigsten nach Bewerber*innen gesucht wird. Für Erin und Bethany ist Greenhouse die Lösung für die mit dem Hochskalieren des Unternehmens verbundenen Probleme – eines Unternehmens, dessen Ziel darin besteht, seinen Personalbestand in den USA auf über 2.500 Mitarbeiter*innen in über 35 Niederlassungen zu erweitern.

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